Meble do sali konferencyjnej kojarzą się przede wszystkim ze stołem i krzesłami. To rzeczywiście najważniejsze elementy wyposażenia, ale nie jedyne. Sprawdźmy zatem, jak wybrać dobre meble do sali konferencyjnej i jak zaaranżować idealne miejsce spotkań w firmie.

Firmowa sala konferencyjna — na poważnie, czy na luzie?

Sala konferencyjna jest firmowym miejscem spotkań. Prowadzi się w niej zebrania ze współpracownikami, ale też rozmowy z kontrahentami, partnerami czy klientami.

Aranżacja i meble do sali konferencyjnej w dużej mierze zależą więc od specyfiki samej firmy i zadań, które mają być w tym miejscu realizowane. Typowa sala konferencyjna kojarzy się z poważnym, prestiżowym miejscem, w którym prowadzone są spotkania na wysokim szczeblu. Podejmuje się tu decyzje istotne dla życia całej firmy, podpisuje kluczowe kontrakty i przyjmuje niezwykle ważnych gości.

Taka wizja sali konferencyjnej sprawia, że wiele firm decyduje się na bardzo formalny wystrój. Kolory są stonowane, a wręcz chłodne, meble ciężkie i monumentalne lub skrajnie ascetyczne. Panuje tu sztywny, formalny klimat, który, szczerze mówiąc, nikomu się nie podoba i na nikim nie robi już wrażenia.

Okazuje się bowiem, że takie wnętrza przytłaczają, tworzą ciężką atmosferę, w której trudno o rozluźnienie, kreatywność czy świeże pomysły. Tego rodzaju wnętrze jest źródłem stresu lub nudy — największych wrogów w nawiązywaniu kontaktów. Obecnie odchodzi się więc od takich aranżacji sal konferencyjnych na rzecz wystrojów o lżejszym, bardziej otwartym i przyjaznym charakterze.

Osoby przychodzące na spotkania nie są już traktowane jak petenci, a jak goście, którzy mają się poczuć dobrze. Wizerunek współczesnych firm budowany jest wokół przyjazności — nie tylko wobec klientów, ale też partnerów biznesowych. Coraz częściej widzimy więc nacisk na przedstawianie ludzkich aspektów działania firm, a nawet wielkich korporacji. Odchodzi się zatem od sztywnego podejścia biznesowego, w którym wszystko musiało być poważne, pozbawione emocji i przyjemności. Współczesny biznes ma być elegancki, ale również miły, wesoły i przyjazny — taka też powinna być atmosfera w pracy.

Nowoczesna aranżacja sali konferencyjnej

Nowoczesne sale konferencyjne to coraz częściej jasne, przestronne i przytulne wnętrza. Stawia się w nich na wygodę, poczucie maksymalnego komfortu i pewnego luzu.

Szczególnie widoczne jest to w firmach z branży kreatywnej. Tutaj sale konferencyjne służą nie tylko spotkaniom z klientami czy okresowym zebraniom zarządu. Wykorzystuje się je również do prowadzenia burz mózgów, wymyślania nowych pomysłów czy omawiania codziennych problemów.

Tego rodzaju sala konferencyjna powinna pobudzać kreatywność i wyobraźnię. Ma być miejscem bezpiecznej i swobodnej wymiany myśli. Takie sale często są kolorowe, pełne designerskich mebli i sprzętów, nowoczesnej technologii i nietypowych rozwiązań.

Takie aranżacje rzeczywiście są ciekawe, ale nie wszędzie zdają egzamin. W większości przedsiębiorstw sala konferencyjna to wciąż zwykłe miejsce spotkań i rzeczowych dyskusji. Tutaj lepsze będą rozwiązania klasyczne, ale w świeżej, lekkiej odsłonie. Sprawdzą się stonowane, jasne barwy — beże, brązy, delikatne zielenie i odcienie niebieskiego. Wyrazistsze akcenty warto wprowadzić w detalach — designerskich dodatkach czy kolorowych grafikach.

Meble do sali konferencyjnej — jak je wybrać?

Meble do sali konferencyjnej również zależą od jej charakteru. Podstawą przeważnie jest jednak stół i krzesła.

Stół do sali konferencyjnej powinien być odpowiednio duży. Jego wymiary zależą rzecz jasna od funkcji pomieszczenia, wielkości firmy i wynikającej z tego ilości osób uczestniczących w spotkaniach. 

W małych przedsiębiorstwach wystarczający może być stół do 6 osób. Takie modele są też odpowiednie do spotkań w małym gronie — np. dla zespołów projektowych. Dobrym wyborem może być w tym przypadku stół okrągły. Nie wprowadza on hierarchii i sprzyja swobodnej komunikacji.

Jeśli jednak szukamy mebli do sali konferencyjnej przeznaczonej do większych spotkań, przyda się stół do 12 osób, a nawet powyżej 12 osób. Tak duże modele raczej nie występują w kształcie okrągłym.

W przypadku szczególnie dużego zapotrzebowania na miejsca stoły można łączyć w rozmaite układy. Najpopularniejsze są ustawienia w literę O, U lub L. Wykorzystuje się tu oczywiście stoły o blatach równych - kwadratowych lub prostokątnych, bez ściętych boków. Ważne jest dobranie meble o tej samej wysokości i szerokości.

Trzeba oczywiście pamiętać o tym, by stół nie był ani zbyt mały, ani zbyt duży. Meble do sali konferencyjnej nie powinny jej przytłoczyć. Ważne jest pozostawienie odpowiedniej przestrzeni między krzesłami i ścianami czy innymi meblami, aby uczestnicy spotkań mogli się swobodnie przemieszczać. Unikanie poczucia stłoczenia jest bardzo ważne, bo bardzo mocno wpływa na komfort, a to przekłada się np. na produktywność.

Krzesła czy fotele — jakie meble do sali konferencyjnej?

Niezwykle istotny jest też wybór siedzisk. Najczęściej stawia się na wygodne krzesła, rzadziej na fotele.

Wygoda jest bardzo istotna w sali konferencyjnej, w której spędza się czasem wiele godzin. Dlatego najlepiej wybierać solidne, tapicerowane krzesła drewniane lub metalowe. Ważna będzie ich odpowiednia konstrukcja, ale także właściwy wybór materiałów obiciowych. Tapicerka powinna być przyjemna w dotyku, komfortowa, przepuszczająca powietrze i łatwa do czyszczenia. O modnych i funkcjonalnych tapicerkach pisałem w innym artykule.

Wybierając meble do sali konferencyjnej, trzeba też zdecydować, czy mają to być klasyczne krzesła, czy może wygodniejsze fotele. Krzesła zajmują mniej miejsca i są bardziej ustawne. Z kolei fotele, takie jak np. Warsaw, Rome czy Venice są zdecydowanie wygodniejsze przy długim siedzeniu.

Komfortowe fotele pomagają też wprowadzić nieco mniej formalną atmosferę. Trzeba tylko uważać, by nie stała się ona zbyt nieformalna. Spotkanie biznesowe może się wtedy przerodzić w koleżeńskie pogaduszki.

Warto tu też wspomnieć o nietypowych rozwiązaniach, które stosują wspomniane już firmy kreatywne. W salach, które służą wymyślaniu nowych pomysłów i pobudzaniu kreatywności, tradycyjne meble do sali konferencyjnej — stoły i krzesła — zastępuje się np. workami sako, hamakami, huśtawkami czy poduchami rzuconymi bezpośrednio na podłogę. Z oczywistych względów rezygnuje się tu również ze stołów. To ciekawe rozwiązania, które sprawdzają się jednak wyłącznie w pewnych warunkach. Niemniej warto brać je pod uwagę tam, gdzie komfort i swoboda pracowników jest ważniejsza od robienia notatek czy oglądania prezentacji w Powerpoincie.

Dodatkowe meble do sali konferencyjnej

Stół i krzesła to bezsprzecznie najważniejsze meble do sali konferencyjnej. Pomyśleć trzeba jednak również o dodatkowym wyposażeniu. W klasycznej sali konferencyjnej zawsze znajdziemy sprzęt multimedialny — obecnie coraz częściej jest to wysokiej klasy projektor, ale wciąż popularne są też zwykłe telewizory, na których wyświetla się prezentacje i rozmaite materiały.

Pod telewizor potrzebna będzie więc szafka RTV na sprzęt i akcesoria. Zazwyczaj wystarczy tu mały model, taki jak Bianco czy Greg. Nic nie stoi jednak na przeszkodzie, by wstawić do sali konferencyjnej mebel większy. Dodatkową przestrzeń wykorzystamy na przechowywanie np. akcesoriów i materiałów dla uczestników spotkań.

Do przechowywania dokumentów, artykułów biurowych itp. przyda się też regał oraz funkcjonalna komoda. Wybór konkretnych modeli zależy rzecz jasna od potrzeb i rozmiarów pomieszczenia. Warto te kwestie dobrze przemyśleć, aby właściwie dobrać meble. Zbyt mało miejsca do przechowywania doprowadzi bowiem do bałaganu. Z kolei jego nadmiar to niepotrzebna strata przestrzeni.

Nie tylko meble do sali konferencyjnej, czyli kilka słów o dodatkach i sprzęcie

Meble do sali konferencyjnej to jedno, ale pomyśleć warto również o dodatkach. Przede wszystkim przy ich wyborze należy zachować umiar. Sala konferencyjna to nie rupieciarnia, dlatego dobierajmy tu dodatki funkcjonalne. 

Przyda się np. elegancka taca, karafka i szklanki na wodę. Sprawdzą się też różne estetyczne pojemniki na przybory biurowe. Sztuka użytkowa jest tu jak najbardziej wskazana, warto więc stawiać na rękodzieło, a nie sieciówkową tandetę.

Ściany można ozdobić kolorowymi grafikami. Pomagają one wprowadzić trochę ożywienia i dynamiki do wnętrza. Trzeba jednak uważać — o ile nie tworzymy miejsca do kreatywnych burzy mózgów, zbyt bujna aranżacja może być rozpraszająca.

Ważnym elementem wyposażenia sali konferencyjnej jest też sprzęt. Wspomniałem o ekranie lub projektorze, ale potrzebny może być również system nagłaśniający. Ważne jest dobre oświetlenie, najlepiej światłem białym, które pobudza. Unikać należy natomiast miękkiego, żółtego światła, które co prawda tworzy miłą atmosferę, ale może też usypiać.

Poza meblami do sali konferencyjnej warto wstawić też tablicę kredową lub na pisaki zmywalne. Taki element pomaga przedstawiać pomysły, prowadzić analizy czy po prostu notować na widoku ważne kwestie ze spotkań.

Ostatecznie jednak meble do sali konferencyjnej i wyposażenie należy dopasować do indywidualnych potrzeb, specyfiki firmy oraz konkretnego przeznaczenia sali spotkań. Warto tylko pamiętać, żeby z jednej strony nie stworzyć tu depresyjnego miejsca o grobowej powadze, z drugiej natomiast nie popaść w nadmierną swobodę i luz. Idealna aranżacja sali konferencyjnej jest więc sztuką kompromisu. Miejscem zarówno reprezentatywnym, jak i wygodnym oraz przytulnym.