Meble biurowe, kolory, materiały i faktury oraz organizacja przestrzeni (czyli wystrój) biura ma znaczenie nie tylko wizerunkowe, ale i praktyczne. Odpowiednio wyposażone i urządzone biuro powinno być ergonomiczne i wygodne. Wiele badań pokazuje ponadto, że wystrój i wyposażenie wpływają na zaangażowanie, wydajność i kreatywność pracowników. Jak zatem stworzyć dobrą aranżację i wybrać właściwe meble biurowe?

Świadoma organizacja przestrzeni biurowej

Pierwszym krokiem do stworzenia przyjaznego biura jest uświadomienie sobie, jakie znaczenie mają z pozoru błahe elementy. Wiele osób wciąż nie do końca zdaje sobie sprawę, że takie kwestie jak kolory i faktury wpływają na samopoczucie (a w konsekwencji na wydajność i jakość pracy). Te reakcje są w przeważającej mierze automatyczne i poza świadomą kontrolą, dlatego mają taką siłę.

Przykładem może być działanie koloru czerwonego. W przyrodzie barwa czerwona często jest ostrzeżeniem. Czerwono umaszczone zwierzęta dają wyraźny sygnał drapieżnikom, że ich zjedzenie może być niebezpieczne (np. z powodu wydzielanych toksyn). Większość zwierząt (w tym człowiek) reaguje więc na czerwień pobudzeniem. To automatyczna, zaprogramowana ewolucyjnie odpowiedź organizmu na sygnał ostrzegawczy z otoczenia.

Oczywiście kwestia reakcji na kolor czerwony nie jest tak prosta. Barwa ta oznacza nie tylko niebezpieczeństwo. Niektóre zwierzęta wykorzystują czerwień jako sygnał gotowości rozpłodowej. Niektóre owoce czerwienieją, dojrzewając (np. jabłka) itp. Czerwień oznacza więc nie tyle zagrożenie, ile jest sygnałem, że w środowisku dzieje się coś wartego uwagi.

Elementy aranżacji wpływające na samopoczucie i zachowanie

Automatyczna reakcja na kolory to tylko jedna z wielu kwestii, które wpływają na samopoczucie i zachowanie ludzi. Wyraźne znaczenie ma również jakość oświetlenia, kwestia organizacji przestrzeni (np. przestronność biura), a także meble biurowe. Od konstrukcji tych ostatnich w dużej mierze zależy funkcjonalność i wygoda pracy. Oczywistym jest np. że spędzenie kilku godzin na niewygodnym krześle nie wpływa najlepiej na nastrój, chęć do pracy czy zdolność skupienia uwagi na obowiązkach.

Świadoma organizacja przestrzeni biurowej musi więc uwzględniać te kwestie. Chodzi zatem nie tylko o to, by w biurze pomieścić wszystkie niezbędne elementy funkcjonalne (biurko do pracy, regały na dokumenty itp.), ale również o to, by je odpowiednio ustawić i osadzić w sprzyjającym pracy otoczeniu.

Warto zauważyć, że niektóre kwestie aranżacyjne zależą od specyfiki pracy. Inne elementy aranżacji sprzyjają bowiem skupieniu, inne zaś np. pobudzają kreatywność i swobodę myślenia. Nie ma więc zestawu niezawodnych zasad aranżacji biura zwiększającego wydajność działań, bo zależy to od rodzaju tych działań. Niemniej istnieją pewne kwestie uniwersalne i to o nich piszę w dalszej części artykułu.

Meble biurowe — ergonomia, funkcjonalność i estetyka

Jedną z podstawowych kwestii wpływających na nastrój i zachowanie pracowników jest po prostu komfort. Biuro musi być wygodne, a więc wyposażone w meble biurowe, które zapewnią prawidłową postawę przy wykonywaniu obowiązków służbowych oraz łatwy dostęp do niezbędnych materiałów i narzędzi.

Prawidłowa postawa to odpowiednie ułożenie ciała, którego utrzymanie nie wymaga długotrwałego utrzymywania napięcia mięśniowego. Brzmi to dosyć technicznie, ale w istocie jest bardzo intuicyjne. Wygodnie jest nam wtedy, kiedy nie musimy wkładać wysiłku w utrzymanie pozycji.

Z kolei wygodny dostęp do materiałów i narzędzi to możliwość ich pobierania przy jak najmniejszym wysiłku. Wystarczy sobie wyobrazić ściąganie ciężkiego pudła z dokumentami z wysokiej półki i podnoszenie go z podłogi — druga opcja jest wygodniejsza, bo wymaga mniejszego wysiłku i angażuje mięśnie lepiej przystosowane do takiej pracy.

Biurko

Podstawowym meblem biurowym jest biurko. To ono jest rzeczywistym stanowiskiem pracy, przy którym wykonuje się większość obowiązków. Właściwy wybór biurka ma więc ogromne znaczenie dla efektywności, wydajności i jakości działań.

Wybór biurka warto zacząć od ustalenia gabarytów. Wielkość blatu determinuje to, jakie elementy się na nim zmieszczą i ile powierzchni roboczej będzie miał pracownik. Do pracy z komputerem może wystarczyć mniejszy model, na którym zmieści się monitor, klawiatura, myszka i kilka dodatkowych drobiazgów. Przykładami są m.in. modele Vento, James i Seti.

Większe biurko przyda się np. osobom pracującym z dużą ilością dokumentów, które trzeba gdzieś rozłożyć, mieć miejsce do ich przeglądania, wypełniania i dobrej organizacji. Blat powinien być tu nie tylko szerszy, ale i głębszy, aby można było odsunąć klawiaturę komputera i położyć przed sobą papiery. Większy blat przyda się także np. architektom czy inżynierom, którzy pracują z projektami i planami w dużym formacie.

Ustawienie biurka

Wybór odpowiedniego modelu biurka to jedno, ale ważne jest także jego ustawienie. Za niekorzystne uznaje się ustawienie pod ścianą. Powoduje to skrócenie i “zamknięcie” perspektywy, co źle wpływa na kreatywność. Odradza się także ustawianie biurka przodem do okna. Ruch za szybą może bowiem rozpraszać i odciągać od obowiązków.

Najlepiej więc, by pracownik siedział plecami do ściany. Pozwala to skierować wzrok na przestrzeń biura, które przecież urządzamy tak, by wspierało wydajność pracy.

Istotnym elementem jest też ustawienie biurka względem drzwi. Siedzenie tyłem do wejścia może powodować dyskomfort. Udowodniono, że powoduje to podświadome poczucie pozbawienia kontroli. Rozpraszające jest też, kiedy ktoś chodzi za plecami, więc w biurze, w którym pracuje kilka osób, najlepiej zorganizować ustawienie mebli tak, by nikt nie musiał się przeciskać za innymi pracownikami.

Krzesło

W biurze spędzamy znaczną część życia. W standardowym modelu pracy (na pełnym etacie) jest to przynajmniej 40 godzin w tygodniu. Przez większość tego czasu pracownik siedzi przy biurku. Dobrze dobrane krzesła to zatem bardzo istotne meble biurowe. Mają one ogromne znaczenie nie tylko dla wygody, ale i zdrowia pracownika.

To właśnie od wyboru krzesła w największym stopniu zależy prawidłowa postawa przy pracy. Dobre krzesło powinno podpierać kręgosłup na całej jego długości, co pozwala odciążyć mięśnie. Odpowiednie krzesło powinno też mieć zagłówek i podłokietniki — najlepiej regulowane. Ustawiany powinien być także kąt oparcia i wysokość siedziska, co pozwoli dopasować ustawienie do indywidualnej budowy ciała i preferencji.

Najlepiej więc wybrać krzesło ergonomiczne, z profilowanym oparciem. Dobrze sprawdzi się obrotowy fotel biurowy na kółkach, z miękkim siedziskiem. Taki mobilny mebel łatwo odstawić i dostawić do blatu. Obrotowe siedzisko pozwala też na łatwy dostęp do całej przestrzeni wokół biurka bez wstawania.

Meble biurowe wpływające na postawę — głównie krzesła, ale też właściwie dobrane biurka — wpływają również na zdrowie pracowników. Zła pozycja przy pracy prowadzi bowiem do napięć mięśniowych, które są przyczyną bólu. Przewlekłe napięcie mięśniowe może powodować nawet do powstawania stanów zapalnych i trwałych zwyrodnień. Właśnie dlatego ergonomiczne meble biurowe są kluczowe dla wygody i zdrowia, a w konsekwencji dla wydajności pracy.

Meble biurowe do przechowywania

Meble biurowe to nie tylko stacja robocza, ale także meble do przechowywania materiałów i narzędzi pracy. Właściwie dobrane szafy i regały na dokumenty, kontenery i szafki przy biurkach, a nawet komody pomagają w dobrej organizacji i zapewniają łatwy dostęp do wszystkich przedmiotów.

Przy wyborze mebli biurowych do przechowywania liczy się kilka kwestii. Przede wszystkim ważna jest pojemność. Musi się tu zmieścić wszystko, co gromadzimy w biurze. Istotne są też gabaryty i układ funkcjonalny. Regały na dokumenty czy literaturę branżową muszą mieć odpowiednią wysokość półek, by zmieściły się na nich teczki, segregatory oraz książki.

W przypadku dokumentów poufnych (a więc, ze względu na RODO, wszystkich z danymi personalnymi) powinniśmy zaopatrzyć się w szafki z drzwiczkami. Dobrym wyborem będą np. duże komody, takie jak Steel czy Vento. Przy biurku, o ile nie ma wbudowanego kontenera, wykorzystać można wąskie komody, np. model James lub Bingo. Szuflady doskonale nadają się do przechowywania materiałów biurowych oraz aktualnie używanych dokumentów.

Komody mają jeszcze jedną zaletę — ich wysokość nie rozciąga się od podłogi do sufitu. Blat można więc wykorzystać jako dodatkową przestrzeń do przechowywania, ale również jako miejsce na dekoracje, które wzbogacą aranżację. Może to też być wygodna przestrzeń na organizację niewielkiego kącika socjalnego wyposażonego np. w ekspres do kawy.

Modułowe meble biurowe i ich zalety

Dobrym pomysłem na wyposażenie biura są meble modułowe. To rozwiązanie, które gwarantuje dużą elastyczność aranżacji. Modułowe meble biurowe można łączyć w różne konfiguracje i dokładać do nich kolejne, spójne elementy, poszerzając funkcjonalność w miarę rosnących potrzeb — np. przy rozwoju firmy.

Modułowe meble biurowe to elementy stworzone z myślą o miejscu pracy. Ich funkcjonalność jest więc dopasowana do potrzeb pracowników. Jeden zestaw może obejmować biurka, regały, szafy na akta, komody i szafki na akcesoria biurowe i rozmaite materiały oraz narzędzia.

Uwagę warto zwrócić też na mobilne meble biurowe. To przede wszystkim mniejsze i większe kontenery na kółkach. Ponieważ łatwo je przemieścić, są idealne na często używane dokumenty czy akcesoria. Można je szybko i sprawnie dostawić do biurka czy przetransportować na inne stanowisko, na którym są akurat potrzebne.

Nie tylko meble biurowe, czyli kilka słów o aranżacji

Dobra aranżacja biura to nie tylko wygodne meble biurowe o odpowiedniej funkcjonalności. Na zachowanie i samopoczucie pracowników wpływa wiele kwestii związanych z wystrojem, czyli wyglądem biura. To przede wszystkim sprawy związane z organizacją przestrzeni, światłem i wykorzystanymi kolorami.

Przestrzenie otwarte

Od dawna wiadomo, że zamknięte, małe przestrzenie działają klaustrofobicznie. Powodują dyskomfort, poczucie zamknięcia, ciasnoty i separacji od innych. Tendencję do tworzenia otwartych układów funkcjonalnych widzimy więc nie tylko w mieszkaniach, ale i w biurach.

Rezygnuje się z modelu boksów biurowych, gdzie każdy pracownik oddzielony był ściankami lub przepierzeniami od innych. Stawia się natomiast na duże, otwarte przestrzenie, eliminację podziałów architektonicznych oraz przeszklenia. Pracownicy mają się widzieć i swobodnie komunikować, co poprawia nie tylko pracę zespołów, ale i samopoczucie oraz wydajność pojedynczych pracowników.

W biurach dla pracowników indywidualnych przestrzeń również ma znaczenie. Badania psychologów pokazały, że małe (ale nie zbyt małe!) przestrzenie dają poczucie bezpieczeństwa. Duże natomiast wywołują poczucie władzy, swobody i sprawczości. Warto więc dać pracownikom przestrzeń, której będą “właścicielami”. Dzięki temu poczują się silniejsi, bardziej dowartościowani, a więc będą działać sprawniej.

Oczywiście niektóre sytuacje wymagają dużego skupienia i wyjścia z biurowego zgiełku. Warto więc wyznaczyć w siedzibie firmy miejsca zaciszne, w których można np. przeprowadzić spokojną rozmowę telefoniczną.

Światło

Oświetlenie to kwestia, która bardzo wyraźnie wpływa na nastrój. Każdy z nas wie, że szare, jesienne dni, kiedy jest niewiele słońca, wpływają negatywnie na motywację i chęć do działania. Nieodpowiednie oświetlenie sztuczne (np. zbyt jaskrawe i zimne, ale też zbyt ciemne) może też prowadzić do zmęczenia oczu, ich bólu czy pieczenia.

Tam, gdzie to możliwe, warto przede wszystkim skorzystać ze światła słonecznego. Duże okna działają znacznie lepiej niż najnowocześniejsza instalacja świetlna. Oczywiście sztuczne źródła światła też są ważne, a przy ich projektowaniu należy trzymać się odpowiednich norm określonych prawnie. Przepisy regulują m.in. kwestie natężenia światła w zależności od rodzaju wykonywanej pracy.

Tak czy inaczej, warto zadbać o to, by poza głównymi źródłami światła (np. lampami podsufitowymi), pracownicy mieli też swoje punktowe oświetlenie, które będą mogli uruchomić i ustawić w zależności od potrzeb.

Wykorzystanie kolorów

Na początku tego artykułu pisałem o roli kolorów i ich wpływie na zachowanie ludzi. To kwestia, którą warto rozwinąć. Wedle badań psychologicznych najlepsze do biura są jasne barwy o niewielkim nasyceniu. Unikać należy kolorów jaskrawych, krzykliwych, które przykuwają wzrok i rozpraszają uwagę.

Niewskazane jest też malowanie całego biura na jeden kolor. Tworzy to monotonne, nudne otoczenie i obniża poziom aktywacji pracowników. Lepiej więc zastosować kilka barw, choć nie warto też przesadzać. 2-3 kolory główne wystarczą. Taką aranżację wzbogacić można kilkoma żywszymi akcentami.

Doskonałym pomysłem jest wprowadzenie do biura naturalnej zieleni, czyli roślin doniczkowych. Udowodniono, że ich obecność poprawia nastrój, redukuje stres i pobudza kreatywność. Warto wybierać łatwe w uprawie gatunki roślin, które nie będą wymagały wielu zabiegów pielęgnacyjnych.

Co jeszcze?

Na efektywność, motywację i kreatywność pracowników wpływa wiele elementów. Poza dobrą aranżacją i wyborem mebli biurowych warto zadbać o jakość powietrza, odpowiednią temperaturę i wilgotność, a nawet o zapach w biurze.

To zadziwiające, ale przeprowadzono badania, które udowodniły, że urzędnicy pracujący w biurze, w którym unosił się zapach cytryny, popełniali o 54% mniej błędów od tych, pracujących bez takiego aromatu! Zapach cytrusów pomaga zmniejszyć stres, sprzyja skupieniu, i uspokaja. Korzystnie działa też aromat mięty, który pobudza kreatywność czy lawenda obniżająca poziom stresu.

Urządzając idealne biuro, warto stosować przedstawione tu zasady, ale przede wszystkim należy słuchać samych pracowników. To oni najlepiej wiedzą, jakie meble biurowe im odpowiadają, czego potrzebują na stanowisku pracy i w jakich warunkach czują się najlepiej.